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Dokumentenmanagement

Dokumente dort finden, wo man sie braucht

documents

Smart Project Manager besitzt eine eigene Dokumentenverwaltung

Bei geringerem Dokumentenaufkommen, können die Dokumente in der Datenbank gespeichert werden. Dies ist technisch die einfachste Lösung.

Sehr häufig werden die Dokumente auf dem Fileserver in definierten Strukturen abgelegt. Diese Ablage wird standardmäßig von Smart Project Manager unterstützt.

Alternativ können alle gängigen Dokumentenmanagementsysteme angebunden werden. Hierbei liefert Smart Project Manager nicht nur die Speicherung der Dateien in das DMS sondern erzeugt auch die benötigten Metadaten zum Dokument.

 

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung

  • Das Fenster zur Dokumentenablage im SPM vereint verschiedene Funktionalitäten zu Dokumenten. Suche (blau), Liste der Dokumente (rot), Neues Dokument anfügen (grün), Details des ausgewählten Dokuments, Verschlagwortung und Versionierung (gelb).
  • Die Suche wirkt auf die Liste der Dokumente. Zu Dokumenten können Schlagwörter hinzugefügt werden. Diese werden von der Suchfunktion berücksichtigt. Die Anzahl der Schlagwörter ist nicht begrenzt.
  • Im Bereich Dokumentdetails sind die Details zum Dokument aufgeführt. Zudem werden hier die Vorgängerversionen des Dokuments aufgelistet. Auf diese kann von hier direkt zugegriffen werden.

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