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Phase Abschluss

Erfahrungen für die Zukunft sichern

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In der Standardkonfiguration des Smart Project Manager sind die Phasen Betriebsübergabe und Abschluss zu einer Phase zusammengefasst. Da das Phasenschema konfigurierbar ist, können die Phasen „Betriebsübergabe“ und „Abschluss“ bei Bedarf aufgetrennt und mit einem Gate-Übergang versehen werden.

Abschlussarbeiten

Nach erfolgter Abnahme des Projekts sind die Abschlussarbeiten zu erledigen:

  • Finale Projektkennzahlen ermitteln und dokumentieren (*)
  • Projektabschlussbericht erstellen (*)
  • Kaufmännischen Abschluss erstellen (*)
  • Schließen der Offenen Punkte Liste (*)
  • Schlussmeeting durchführen
  • Feedback von den Projektbeteiligten einholen (Team und Stakeholder) (*)
  • Lessons Learned erarbeiten und dokumentieren (*)
  • Feedback an die Vorgesetzten der Projektmitarbeiter geben
  • Erfolgskontrolle für die Nutzungsphase anstoßen

Die mit (*) gekennzeichneten Punkte werden durch Funktionen in Smart Project Manager unterstützt.

Lessons Learned

„Lessons Learned“ steht für die Zusammenstellung der Erfahrungen und die Sammlung von Verbesserungsmöglichkeiten. Smart Project Manager liefert für die Erhebung und Dokumentation der Erkenntnisse eine passende Funktionalität in Form von Textmasken. Da die Daten zum Projektdatensatz gehören, sind Auswertungen im Multiprojektumfeld möglich.

Eine strukturierte Erfassung von Erkenntnissen ist die nächste Stufe der Lessons Learned -Funktionalität. Damit werden Auswertungen zu Projekterkenntnissen wie Statistiken über Häufigkeiten, Kombinationen von Projektkennzahlen und Lessons Learned Ergebnissen möglich.

Die „Lessons Learned“ Kategorien in Smart Project Manager sind:

  • Feedback aus dem Projektteam
  • Erfolgreiches Handeln: Besonders positive Erlebnisse im Projekt mit Beispielcharakter
  • Verbesserungsbedarf: Besonders negative Erlebnisse im Projekt mit Verbesserungspotenzial
  • Planung – Wirklichkeit – Abweichung: Analyse zu den Fragen „Was war geplant?“ – „Was geschah wirklich?“ – „Gründe für die Abweichungen?“
  • Risikobewertung: Bewertung der erwarteten Risiken nach Eintritt, Maßnahmen und Einschätzung
  • Erkenntnisse: Was haben wir aus dem Projekt gelernt?
  • Fazit: Was muss beim nächsten Mal anders/besser gemacht werden?

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