Kernfragen zum Stand des Projektes, die periodisch abgefragt und ausgegeben werden:

Die Fortschrittskontrolle ist die zentrale Quelle für die quantitative Bewertung des Projektstatus.

Oft fehlen dem Projektleiter die nötigen Basisinformationen für die Bewertung der aktuellen Situation und demzufolge für Steuerungsmaßnahmen. Smart Project Manager unterstützt deshalb eine systematische Fortschrittsmessung auf Mitarbeiter und Arbeitspaketlevel. Auf Basis dieser periodisch erfassten Werte kann der Projektleiter den Projektstatus konsolidieren und gegebenenfalls Steuerungsmaßnahmen ergreifen.

Smart Project Manager unterstützt die Mitwirkung des einzelnen Mitarbeiters beim Reporting. Dabei wird nicht nur nach den geleisteten (verbrauchten) Aufwänden gefragt, sondern auch nach einer Prognose des bis zur Erledigung der Aufgabe benötigten Aufwands sowie dem geschätzten Fertigstellungstermin. Diese Prognosen werden regelmäßig verlangt.

Die Kennzahl „Fertigstellungsgrad“ ist definiert als:

Fertigstellungsgrad (%) = Ist-Aufwand / (Ist Aufwand + Prognose) * 100

Der Fertigstellungsgrad bezieht sich auf die aktuelle Prognose des Projektgesamtaufwands und gibt damit das Verhältnis der geleisteten Arbeit zum aktuell geschätzten Gesamtaufwand des Projekts wieder.

Diese Kennzahl steht in Smart Project Manager für Auswertungen zur Verfügung.

Der „Overrun Faktor“ stellt das Verhältnis zwischen ursprünglicher Planung und aktueller Prognose her. Er ist definiert als:

Overrun Faktor  = (Ist Aufwand + Prognose) / Plan-Aufwand

Overrun Faktor < 1: Positiv - Projekt ist unter Plan-Aufwand

Overrun Faktor > 1: Negativ - Projekt ist über Plan-Aufwand

Diese Kennzahl steht in Smart Project Manager für Auswertungen zur Verfügung.

Die Kostenkontrolle hat zur Aufgabe, die schon angefallenen Kosten und die prognostizierten, noch anfallenden Kosten mit den Plankosten zu vergleichen.

Die Ist-Kosten werden regelmäßig aktualisiert. Hier lässt die Schnittstellenfunktion zu den kaufmännischen Systemen eine automatisierte Übertragung zu. Die Kosten werden entsprechend der vorgegebenen Kostenstruktur auf die jeweiligen Kostenarten aufgeteilt. So ist es möglich, Analysen nicht nur für die Gesamtprojektkosten, sondern auch auf einzelne Kostenarten zu erstellen. Über die Statusberichte zu bestimmten Berichtszeitpunkten ist der Kostentrend dokumentiert, vergleichbar mit der Meilensteintrendanalyse.

Bei der Terminkontrolle geht es um die „Projektgeschwindigkeit“ und die Termineinhaltung. Eine konsequente Terminkontrolle und –Steuerung schafft die Chance für einen Projekterfolg bei der Termineinhaltung.

Eine Schätzung der voraussichtlichen Restdauer wird auf Grundlage der noch zu erbringenden Leistungen gemacht. Dabei muss berücksichtigt werden, dass Zeitbedarf und Aufwand nicht unbedingt proportional sind, d.h. nicht in jedem Fall werden 20% Leistung für 20% Aufwand benötigt. Für die Bewertung des Status eines Arbeitspakets ist es deshalb unerlässlich, sowohl den leistungsbezogenen als auch den zeitlichen Fortschrittsgrad zu ermitteln.

Smart Project Manager stellt den zeitlichen Status des Projekts und die Entwicklung der Meilensteinprognose in der Meilenstein Trendanalyse dar.

Nicht für alle Aufgaben ist es sinnvoll, diese im Terminplan zu pflegen. Trotzdem gibt es eine Menge "Kleinaufgaben" im Projekt, die nachgehalten werden müssen. Zu diesem Zweck gibt es in Smart Project Manager die Liste offener Punkte.

Darin ist es sehr einfach und effizient Projektaufgaben unabhängig vom Terminplan für sein Projekt zu pflegen und zu steuern. Es genügt eine kurze Beschreibung, ein Verantwortlicher sowie ein Termin. Schon ist der zu erledigende Punkt erstellt. Durch die tabellarische Darstellung im "Excel-Style" ist das Filtern und Gruppieren sehr einfach. Optional ist es auch möglich die einzelnen Punkte den Aufgaben im Terminplan zuzuordnen. Somit wird der Fälligkeitstermin direkt aus dem Gantt Plan übernommen.

Darüber hinaus werden die Punkte gemäß ihrem Status (offen, in Verzug, erledigt) in einer Kanban Darstellung angezeigt.

Risikomanagement befasst sich mit der Unsicherheit des Erreichens von Zielen. Es geht darum, sich systematisch und methodisch mit den Projektrisiken auseinanderzusetzen. Ein Projekt ohne Risiko gibt es nicht.

Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess aus Risikoanalyse, -Gestaltung und -Controlling über die gesamte Projektdauer. Die Identifizierung von Risiken ist dabei der erste Schritt. In Smart Project Manager wird schon in der Initiierungsphase die Risikoträchtigkeit eines Projektes bewertet. Weiterhin können Risiken geldlich bewertet werden: Das Risiko in Geldeinheit ist der potenziell zu erwartende Schaden bei Eintritt des Risikos (= Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadenshöhe). Somit können auch Maßnahmen zur Risikovermeidung geldlich bewertet werden.

Während der Projektdurchführung werden regelmäßig Statusberichte erstellt. Die Adressaten können interne wie externe Beteiligte und Auftraggeber sein. Mit den Ergebnissen der soliden Prognose- und Steuerungsmethodik im Smart Project Manager ist die Erstellung von Statusberichten wenig aufwändig und für die Adressaten aussagekräftig.

Smart Project Manager bietet eine zeitsparende Erstellung von Statusberichten. Hierbei werden bei jedem Statusbericht verschiedene Themen zum jeweiligen Zeitpunkt eingefroren und bewertet. Diese sind:

Beispiel eines kompakten, einseitigen Projektstatus:

Änderungen im Projekt während dessen Laufzeit sind gerade bei komplexeren Projekten naturgemäß zu erwarten. Bevor man sich jedoch zu Änderungen entscheidet oder Änderungen zur Entscheidung vorlegt, gilt es diese genau zu analysieren.

Smart Project Manager beachtet folgende Punkte bei einem Change Request:

Zur Funktionalität des Smart Project Managers gehören sowohl die Dokumentation und Begründung der Änderung, die Analyse aller aufgeführten Punkte, die Berechnung der Änderungskosten, die Darstellung im Zeitplan und die Erstellung des Änderungsantrags.

Die Durchführungsphase endet mit der Lieferung des definierten Projektergebnisses.

Wesentlicher Punkt für den Abschluss der Durchführungsphase ist die formale Abnahme der Projektleistungen. Bei vielen Projekten besteht die Gefahr, dass das Projekt sonst „irgendwie“ weitergeht. Es ist nicht immer einfach, weil ja das Projektergebnis weitergereicht und genutzt wird und gleichzeitig die Pflege und Optimierung sowie teilweise eine personelle Kontinuität erwünscht ist. Der Gate-Übergang ist deshalb ein wichtiges Strukturelement im Project Life Cycle,  den Projektabschluss sauber zu managen.

In der Standardkonfiguration des Smart Project Manager sind die Phasen Betriebsübergabe und Abschluss zu einer Phase zusammengefasst. Da das Phasenschema konfigurierbar ist, können die Phasen in „Betriebsübergabe“ und „Abschluss“ bei Bedarf aufgetrennt werden.