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Phase Durchführung

Einfache Steuerung - immer auf dem aktuellen Stand

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Mit der Genehmigung der Projektdurchführung wird das Projekt „scharfgeschaltet“. Das Projekt wird in den Status „Durchführung“ gesetzt.

Das Projektteam wird nun definitiv bestimmt. Der letzte Schritt in der Ressourcendisposition wird vollzogen, nämlich die Freigabe der Ressourcen für das Projekt. Sofern noch nicht alle Ressourcen benannt sind, werden aus generischen Ressourcen nun personifizierte.

Dann folgen die ersten Maßnahmen wie das Projekt-Kickoff, die Einführung der Teammitglieder in das Projekt und Team Building Maßnahmen. Auf der organisatorischen Seite läuft die Bereitstellung der Projektinfrastruktur und der Arbeitsplätze, soweit nötig. Die Arbeitspakete werden verteilt und die inhaltliche Projektarbeit kann beginnen.

Projektüberwachung und -steuerung

Mit dem Projektstart beginnt auch die Projektüberwachung und -Steuerung. Ziel ist es, jederzeit den aktuellen Stand des Projektes zu kennen und mögliche Abweichungen von der Planung rechtzeitig zu bemerken.

Kernfragen zum Stand des Projektes, die periodisch abgefragt und ausgegeben werden:

  • Arbeitsfortschritt: Wo steht das Projekt inhaltlich - was wurde erreicht, was ist noch zu tun?
  • Qualität: Sind die Anforderungen bisher erfüllt /sind Schwierigkeiten zu erwarten?
  • Zeit: Reicht die Zeit für die verbleibenden Aufgaben?
  • Kosten: Welche Kosten sind bisher entstanden /wird der Kostenrahmen gehalten?
  • Änderungen: Haben sich Anforderungen oder Rahmenbedingungen geändert?
  • Risiken: Wie stellt sich die Risikolage dar und gibt es neue Risiken?
  • Steuerung: Welche Steuerungsmaßnahmen müssen ergriffen werden?

Smart Project Manager stellt Ihnen das Wichtigste bei der Projektüberwachung zur Verfügung: zeitnahe und verlässliche Informationen zum Arbeitsfortschritt.

Fortschrittskontrolle

Die Fortschrittskontrolle ist die zentrale Quelle für die quantitative Bewertung des Projektstatus.

Oft fehlen dem Projektleiter die nötigen Basisinformationen für die Bewertung der aktuellen Situation und demzufolge für Steuerungsmaßnahmen. Smart Project Manager unterstützt deshalb eine systematische Fortschrittsmessung auf Mitarbeiter und Arbeitspaketlevel. Auf Basis dieser periodisch erfassten Werte kann der Projektleiter den Projektstatus konsolidieren und gegebenenfalls Steuerungsmaßnahmen ergreifen.

Smart Project Manager unterstützt die Mitwirkung des einzelnen Mitarbeiters beim Reporting. Dabei wird nicht nur nach den geleisteten (verbrauchten) Aufwänden gefragt, sondern auch nach einer Prognose des bis zur Erledigung der Aufgabe benötigten Aufwands sowie dem geschätzten Fertigstellungstermin. Diese Prognosen werden regelmäßig verlangt.

Kennzahl „Fertigstellungsgrad“

Die Kennzahl „Fertigstellungsgrad“ ist definiert als:

Fertigstellungsgrad (%) = Ist-Aufwand / (Ist Aufwand + Prognose) * 100

 

Der Fertigstellungsgrad bezieht sich auf die aktuelle Prognose des Projektgesamtaufwands und gibt damit das Verhältnis der geleisteten Arbeit zum aktuell geschätzten Gesamtaufwand des Projekts wieder.

Diese Kennzahl steht in Smart Project Manager für Auswertungen zur Verfügung.

Kennzahl „Overrun Factor“

Der „Overrun Faktor“ stellt das Verhältnis zwischen ursprünglicher Planung und aktueller Prognose her. Er ist definiert als:

Overrun Faktor  = (Ist Aufwand + Prognose) / Plan-Aufwand
Overrun Faktor < 1: Positiv - Projekt ist unter Plan-Aufwand
Overrun Faktor > 1: Negativ - Projekt ist über Plan-Aufwand

 

Diese Kennzahl steht in Smart Project Manager für Auswertungen zur Verfügung.

Kostenkontrolle

Die Kostenkontrolle hat zur Aufgabe, die schon angefallenen Kosten und die prognostizierten, noch anfallenden Kosten mit den Plankosten zu vergleichen.

Die Ist-Kosten werden regelmäßig aktualisiert. Hier lässt die Schnittstellenfunktion zu den kaufmännischen Systemen eine automatisierte Übertragung zu. Die Kosten werden entsprechend der vorgegebenen Kostenstruktur auf die jeweiligen Kostenarten aufgeteilt. So ist es möglich, Analysen nicht nur für die Gesamtprojektkosten, sondern auch auf einzelne Kostenarten zu erstellen. Die Kostentrendanalyse dokumentiert vergleichbar mit der Meilensteintrendanalyse die Gesamtkostenprognose zu bestimmten Berichtszeitpunkten.

Im Vergleich kann auch der Plankostenverlauf gezeigt werden. Bei Kostenprognosen auf Einzelelemente der Kostenstruktur ist es hilfreich, auch deren Verlauf darzustellen, um einfach zu erkennen, welche Kostenart welche Auswirkungen auf den Prognoseverlauf hatte. Dank der Darstellung der Kostenprognose über der Zeit ist es einfach, Trends abzuleiten.

 

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Terminkontrolle

Bei der Terminkontrolle geht es um die „Projektgeschwindigkeit“ und die Termineinhaltung. Eine konsequente Terminkontrolle und –Steuerung schafft die Chance für einen Projekterfolg bei der Termineinhaltung.

Eine Schätzung der voraussichtlichen Restdauer wird auf Grundlage der noch zu erbringenden Leistungen gemacht. Dabei muss berücksichtigt werden, dass zwischen Zeitbedarf und Aufwand nicht unbedingt proportional sind, d.h. nicht in jedem Fall werden 20% Leistung für 20% Aufwand benötigt. Für die Bewertung des Status eines Arbeitspakets ist es deshalb unerlässlich, sowohl den leistungsbezogenen als auch den zeitlichen Fortschrittsgrad zu ermitteln.

Smart Project Manager stellt den zeitlichen Status des Projekts und die Entwicklung der Meilensteinprognose in der Meilenstein Trendanalyse dar.

Risikomanagement

Risikomanagement befasst sich mit der Unsicherheit des Erreichens von Zielen. Es geht darum, sich systematisch und methodisch mit den Projektrisiken auseinanderzusetzen. Ein Projekt ohne Risiko gibt es nicht.

Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess aus Risikoanalyse, -Gestaltung und -Controlling über die gesamte Projektdauer. Die Identifizierung von Risiken ist dabei der erste Schritt. In Smart Project Manager wird schon in der Initiierungsphase die Risikoträchtigkeit eines Projektes bewertet. Weiterhin können Risiken geldlich bewertet werden: Das Risiko in Geldeinheit ist der potenziell zu erwartende Schaden bei Eintritt des Risikos (= Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadenshöhe). Somit können auch Maßnahmen zur Risikovermeidung geldlich bewertet werden.

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Statusberichte

Während der Projektdurchführung werden regelmäßig Statusberichte erstellt. Die Adressaten können interne wie externe Beteiligte und Auftraggeber sein. Mit den Ergebnissen der soliden Prognose- und Steuerungsmethodik im Smart Project Manager ist die Erstellung von Statusberichten wenig aufwändig und für die Adressaten aussagekräftig.

Smart Project Manager bietet eine zeitsparende Erstellung von Statusberichten. Hierbei werden bei jedem Statusbericht verschiedene Themen zum jeweiligen Zeitpunkt eingefroren und bewertet. Diese sind:

  • Grunddaten: Wie steht das Projekt im aktuellen Berichtszeitraum? Der Projektleiten bekommt automatisiert Statusvorschläge vom System, kann diese aber manuell überschreiben.
  • Meilensteine: Wie haben sich die Meilensteine im vergleich zum Vorbericht verändert? Dies ist auch die Grundlage für die Meilenstein-Trend-Analyse (MTA).
  • Kosten: Wie haben sich die Kosten (IST Kosten bzw. Kosten aus Änderungen) im vergleich zum Vorbericht verändert?
  • Risiken: Wie haben sich die Risiken im vergleich zum Vorbericht verändert?
  • Ausblick: Welche Punkte sind besonders wichtig bzw. wie ist die Prognose für den weiteren Projektverlauf?
  • Entscheidungen: Gibt es Entscheidungen im aktuellen Berichtsmonat zu treffen?
  • Statusbericht freigeben: Über diese Schaltfläche entscheidet der PL selbst, wann er den Statusbericht freigeben und veröffentlichen möchte. Der zuletzt freigegebene Statusbericht ist in der Portfolio Ansicht verfügbar.

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Änderungsmanagement / Change Requests

Änderungen im Projekt während dessen Laufzeit sind gerade bei komplexeren Projekten naturgemäß zu erwarten. Bevor man sich jedoch zu Änderungen entscheidet oder Änderungen zur Entscheidung vorlegt, gilt es diese genau zu analysieren.

Smart Project Manager beachtet folgende Punkte bei einem Change Request:

  • Auswirkung auf Lieferungsinhalte und Leistungen
  • Auswirkung auf Meilensteine und Endtermin
  • Auswirkungen auf Ressourcen
  • Auswirkung auf Kosten
    • Personal
    • Sachkosten
    • Materialkosten

Zur Funktionalität des Smart Project Managers gehören sowohl die Dokumentation und Begründung der Änderung, die Analyse aller aufgeführten Punkte, die Berechnung der Änderungskosten, die Darstellung im Zeitplan und die Erstellung des Änderungsantrags.

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Smart Project Manager bietet hier eine umfassende und einfach zu bedienende Funktionalität. Der Ablauf des Änderungsprozesses ist konfigurierbar und wird Ihren Standards entsprechend konfiguriert.

Gate-Übergang: Durchführung > Betriebsübergabe & Abschluss

Die Durchführungsphase endet mit der Lieferung des definierten Projektergebnisses. Die eindeutige Definition des „Lieferergebnisses“ muss natürlich schon in der Planungsphase und zu Beginn der Durchführungsphase (Spezifikation, Pflichtenheft) geschehen sein.

Wesentlicher Punkt für den Abschluss der Durchführungsphase ist die formale Abnahme der Projektleistungen. Bei vielen Projekten besteht die Gefahr, dass das Projekt sonst „irgendwie“ weitergeht. Es ist nicht immer einfach, weil ja das Projektergebnis weitergereicht und genutzt wird und gleichzeitig die Pflege und Optimierung sowie teilweise eine personelle Kontinuität erwünscht ist. Der Gate-Übergang ist deshalb ein wichtiges Strukturelement im Project Life Cyle,  den Projektabschluss sauber zu managen.

Vor dem Statuswechsel des Projekts auf „Abschluss“ wird geprüft, ob alle Abnahmen und Entscheidungsprotokolle vorliegen. In übersichtlicher Form erhält der Projektleiter die Information, was noch fehlt. Damit ist eine gleichbleibend hohe Qualität sichergestellt. Sollte der Gate-Übergang einen Workflow darstellen, an dem verschiedene Rollen, wie Management, PMO, Projektleiter etc. beteiligt sind, wird eine Workflowsteuerung hinterlegt, die den ordnungsgemäßen Ablauf des Prozesses sicherstellt. Dokumente, wie Abnahmeprotokolle, Projektdokumentationen und Entscheidungsergebnisse werden über die Dokumentenablage zum Projekt gespeichert und sind dort gezielt wieder auffindbar.

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