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Phase Initiierung

Eine solide Entscheidungsgrundlage schaffen

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Eine Idee, die weiterverfolgt wird, geht in die Phase „Initiierung“ über.

Definition des Projekts und von Projektzielen

Smart Project Manager erlaubt die Speicherung projektrelevanter Informationen und bietet eine systematische Erfassung von Projektdefinitionen. Standardmäßig stehen häufig verwendete Datenfelder zur Verfügung, kundenindividuelle Anpassungen und Erweiterung sind mit geringem Aufwand möglich.

projektstammdaten-grunddaten

 

In der Stammdatenmaske werden alle erforderlichen Stammdaten des Projektes strukturiert erfasst. Diese sind u.a.:

  • Projektname / Projektbeschreibung
  • Projektstandort
  • Projektstart / Projektende
  • Zuordnung zu SAP Aufträgen (optional)
  • Klassifizierungen
  • Ziele / Nicht-Ziele
  • Aufgaben / Risiken
  • Projektorganisation
  • Abhängigkeiten zu anderen Projekten
  • u.v.m.

Eine weitere wichtige Funktion ist die Dokumentenablage. Projektdokumente, egal aus welcher Phase, bleiben im Projektverlauf einfach zugänglich. Damit wird sichergestellt, dass stets auf alle relevanten, auch historischen Informationen schnell darauf zugegriffen werden kann. Die Gefahr von Informationsdefiziten im Projektteam wird minimiert. Das Versionsmanagement erlaubt auch den Zugriff auf frühere Versionen von Dokumenten.

Strategische und operative Bewertung des Projekts

Besonders im Rahmen eines Gesamtprojekt-Portfolios ist eine einheitliche Bewertung aller Projekte unerlässlich für eine Entscheidungsfindung.

Smart Project Manager bietet Bewertungsmöglichkeiten für Projekte in Form einer Projektanalyse. Jeder Bewertungskategorie sind standardisierte Fragen zugeordnet. Die Antworten werden mit Punkten bewertet, sodass sich für jede Kategorie ein Faktor ergibt. Da die Kategorien für alle Projekte gleich sind, ist ein einfacher Vergleich der anstehenden Projekte möglich und es können Prioritäten abgeleitet werden.

Netzdiagramm für die Projektanalyse

 

Inhaltliche Strukturierung des Projekts

In dieser Phase wird eine Grobstruktur des Projekts erarbeitet. Später wird daraus ein detaillierter Projektstrukturplan. Projektdefinition und Projektziele dienen als Grundlage für die Projektstruktur. Im Wesentlichen geht es darum, Projektergebnis und Projektweg zu strukturieren.

Die Projektstrukturierung ist ein kreativer und projektindividueller Prozess. Die dabei eintstehenden Dokumente sind sehr wichtig für die weiteren Phasen des Projekts. Deshalb unterstützt Smart Project Manager die Organisation der Dokumente an einer zentralen Stelle.

Erstellung eines Meilenstein-Phasenplans inkl. Aufwandsschätzung

In dieser Projektphase wird nur ein grober Zeitplan benötigt. Für die Vorbereitung der Grundsatzentscheidung reicht ein Meilenstein-Phasenplan. Dieser gibt schon ein gutes Gefühl, ob der geforderte Zeitrahmen für das Projekt ausreicht. Smart Project Manager ist auf Einfachheit ausgelegt: In nur wenigen Minuten lässt sich der Meilenstein-Phasenplan für ein Projekt erstellen. Die Phasenstruktur wird dabei in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt.

Meilenstein Phasenplan

Auch eine Aufwandsabschätzung kann zu diesem Zeitpunkt nur sehr grob sein. Andererseits ist eine Vorstellung nötig, um eine erste Kostenschätzung anzustellen und die Ressourcenverfügbarkeit zu prüfen. Smart Project Manager bietet diese Möglichkeit.

Aufwandschätzung der Initiierungsphase

Kosten / Nutzen – Betrachtung

Smart Project Manager bietet die Möglichkeit, den Detailgrad Ihrer Kosten / Nutzen Betrachtung selbst zu wählen. Auch die Kostenstruktur ist frei konfigurierbar.

Standardmäßig sind folgende Positionen zur Berechnung der Kapitalkosten vorgesehen:

  • Projektkosten
  • Einmaligen Einsparungen
  • Laufenden Betriebskosten
  • Laufenden Einsparungen und Erlösen

Die genannten Positionen lassen sich in folgende Unterpositionen gliedern:

  • Investitionen
  • Sachkosten
  • Personalkosten
  • Kosteneinsparungen
  • Erlöse

 

Kosten / Nutzen – Betrachtung

Überprüfen der Ressourcenverfügbarkeit

Smart Project Manager bietet bereits in dieser Phase die Möglichkeit, selbst mit einer groben Bedarfsdefinition verlässliche Aussagen zur Ressourcenverfügbarkeit zu bekommen. Er ist in der Lage, mit sogenannten „generischen Ressourcen“ zu planen, also Ressourcen, denen noch keine konkrete Person oder Material zugeordnet ist. Nach Definition der benötigten Anzahl und Eigenschaften aller Ressourcen erhalten Sie eine Auslastungsgrafik mit Überlastindikation.

Sie sehen so auf einen Blick, wie groß die Wahrscheinlichkeit der jeweiligen Ressourcenverfügbarkeit ist. In diesem Vorgang werden alle geplanten und laufenden Projekte berücksichtigt.

Im Beispiel ist mit der aktuellen Planung im Projektzeitraum eine Überlast bei der Ressource „Löw“ zu erkennen. Die braune Linie zeigt die verfügbare Gesamtkapazität an. Die grünen Balken zeigen die in anderen Projekten fest geplante Kapazität an. Die roten Balken zeigen die Planung im aktuellen Projekt. Die Ressource „Löw“ wäre aktuell bis Juni 2017 im Projekt nicht einsetzbar.

Überprüfen der Ressourcenverfügbarkeit

Beschreiben von Projektrisiken und Abhängigkeiten im Planungsstadium

Es ist wichtig, Projektrisiken schon frühzeitig festzuhalten und Abhängigkeiten zu anderen Projekten zu dokumentieren. Für die Entscheidungsfindung kann es wesentlich sein, über diese Informationen zu verfügen, um gegebenenfalls Prioritäten zu verschieben oder passende Maßnahmen als Auflagen bei der Genehmigung zu definieren.

Smart Project Manager bietet die Möglichkeit, Abhängigkeiten und Risiken zu dokumentieren und später in die Projektbewertung einfließen zu lassen.

Risikobewertung eines Projekts

Gate-Übergang: Initiierung > Planung

Der Übergang der Phase „Initiierung“ zur Phase „Planung“ ist in der Regel mit einer formalen Entscheidung verbunden. Je nachdem wie Ihre Prozesse organisiert sind, wird es eine Entscheidung im Portfolio-Board geben, eine Managementrunde entscheidet oder die Entscheidung wird von einem Einzelnen getroffen. Hier ist jedes Unternehmen spezifisch.

In diesem Prozess wird der Anwender von Smart Project Manager durch den Prozess geführt. Das Rollenkonzept unterstützt dabei das Vier-Augen-Prinzip. Ebenso gehören Vollständigkeitsprüfung der Entscheidungsvorlage und Dokumentation der Entscheidung zu den wichtigen Funktionen der Anwendung.

Vor dem Erstellen der Entscheidungsvorlage wird geprüft, ob alle Informationen und Vorplanungen vorliegen. In übersichtlicher Form behält der Projektleiter, was noch fehlt. Damit ist eine gleichbleibend hohe Qualität der Entscheidungsvorlagen sichergestellt. Die Entscheidungsvorlage selbst ist ein standardisiertes Dokument. Ein Musterdesign wird mit Smart Project Manager geliefert. Mit dem integrierten Berichtsdesigner kann dieses Design auf Ihren Bedarf angepasst werden oder es kann ein Bericht komplett nach Ihren Vorgaben erstellt werden.

Sollte der Gate-Übergang einen Workflow darstellen, an dem verschiedene Rollen, wie Management, PMO, Projektleiter etc. beteiligt sind, wird die Workflowsteuerung so konfiguriert, das der ordnungsgemäße Ablauf des Prozesses sichergestellt ist. Dokumente, wie die Entscheidungsvorlage und das Entscheidungsergebnis werden über die Dokumentenablage zum Projekt gespeichert.

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