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Phase Initiierung

Eine solide Entscheidungsgrundlage schaffen

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Eine Idee, die weiterverfolgt wird, geht in die Phase „Initiierung“ über. Wird das Projekt manuell (also nicht über die Projektidee) angelegt, startet das Projekt ebenso in der Initiierungsphase.

Stammdaten: Definition des Projekts und von Projektzielen

Smart Project Manager erlaubt die Speicherung projektrelevanter Informationen und bietet eine systematische Erfassung von Projektdefinitionen. Standardmäßig stehen häufig verwendete Datenfelder zur Verfügung, kundenindividuelle Anpassungen und Erweiterung sind mit geringem Aufwand möglich.

 

In der Stammdatenmaske werden alle erforderlichen Stammdaten des Projektes strukturiert erfasst. Diese sind u.a.:

  • Projektname / Projektbeschreibung
  • Projektstandort
  • Projektstart / Projektende
  • Zuordnung zu SAP Aufträgen (optional)
  • Klassifizierungen
  • Ziele / Nicht-Ziele
  • Aufgaben / Risiken
  • Projektorganisation
  • Abhängigkeiten zu anderen Projekten
  • u.v.m.

Projektanalyse: Strategische und operative Bewertung des Projekts

Besonders im Rahmen eines Gesamtprojekt-Portfolios ist eine einheitliche Bewertung aller Projekte unerlässlich für eine Entscheidungsfindung.

Smart Project Manager bietet Bewertungsmöglichkeiten für Projekte in Form einer Projektanalyse. Jeder Bewertungskategorie sind standardisierte Fragen zugeordnet. Die Antworten werden mit Punkten bewertet, sodass sich für jede Kategorie ein Faktor ergibt. Da die Kategorien für alle Projekte gleich sind, ist ein einfacher Vergleich der anstehenden Projekte möglich und es können Prioritäten abgeleitet werden.

Netzdiagramm für die Projektanalyse

 

 

Ein weiterer wichtiger Punkt in der Analyse von Projekten sind Risiken. Für die Entscheidungsfindung kann es wesentlich sein, über diese Informationen zu verfügen, um gegebenenfalls Prioritäten zu verschieben oder passende Maßnahmen als Auflagen bei der Genehmigung zu definieren.

Risikobewertung eines Projekts

 

Meilenstein-/ Terminplanung

In dieser Phase reicht häufig eine Grobstruktur des Projekts, welche mit Meilensteinen hinterlegt ist. Dieser kann später bzw. in der nächsten Phase weiter detailliert werden, bis  daraus ein detaillierter Projektterminplan wird. Projektdefinition und Projektziele dienen als Grundlage für die Projektstruktur. Im Wesentlichen geht es darum, Projektergebnis und Projektweg zu strukturieren.

Die Terminplanung kann auch aus Vorlagen erstellt werden, welche in den globalen Einstellungen Projekttyp-speziefisch hinterlegt sind. Auch der Import von MS Project Terminplänen ist standardmäßig vorhanden.

 

Meilenstein Phasenplan

 

Budget vs. Kosten / Nutzen – Betrachtung

Zur Erstellung des Projektbudgets kann zunächst die in der Projektanalyse bewerteten Kosten / Nutzen Betrachtung verwendet werden. Die Kostenstruktur ist dabei frei konfigurierbar. Diese Kosten werden dann automatisch auf die jeweiligen Kostenpositionen des Budgets übernommen und können im Nachgang nochmals geändert werden.

Standardmäßig sind folgende Positionen zur Berechnung der Kosten / Nutzen in der Projektanalyse vorgesehen:

  • Projektkosten
  • Einmaligen Einsparungen
  • Laufenden Betriebskosten
  • Laufenden Einsparungen und Erlösen

Die genannten Positionen lassen sich in folgende Unterpositionen gliedern:

  • Investitionen
  • Sachkosten
  • Personalkosten
  • Kosteneinsparungen
  • Erlöse

Kosten / Nutzen – Betrachtung

 

Die Kosten aus der Analyse werden in die Kostenstruktur des Projektbudgets übertragen. Zur weiteren Verfeinerung bzw. zur initialen Erstellung, werden zu den einzelnen Budgetpositionen Kosten kalkuliert, welche in der Summe das Gesamtbudget ergeben. Werden bereits Ressourcen im Terminplan geplant, können die Ressourcenkosten (sowiet vorhanden) in Abhängigkeit der Aufwände in das Budget übernommen werden.

Mitarbeiterplanung / Ressourcen / Skills

Bereits in dieser frühen Phase des Projektes besteht die Möglichkeit Ressourcen zum Projektteam hinzuzufügen. Dabei werden die einzelnen Mitarbeiter entweder direkt oder per Skill ausgewählt. Weitere Funktionen zu diesem Thema sind hier zu finden: Ressourcenmanagement

 

 

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