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Phase Planung

360° Planung - einfach und verlässlich

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Erstellung eines Leistungsplans / Objektstrukturplans

Ein Leistungsplan wird normalerweise mit Mitteln wie Microsoft Excel, MindMaps etc. erstellt. Für eine qualitative Fortschrittsüberwachung können die Elemente der Objektstruktur mit ihrer Kurzbeschreibung auch im Smart Project Manager abgebildet werden. Somit wird eine regelmäßige, qualitative Fortschrittsbetrachtung möglich, die z.B. für Statusberichte oder zur Ermittlung des leistungsbezogenen Fortschrittsgrads verwendet werden kann. Die Dokumentation wird durch den Smart Project Manager verwaltet.

Erstellung von Projektstrukturplan und Work Breakdown Structure

Der Projektstrukturplan ist eine Gliederung des Projekts in seine Teilaufgaben (Arbeitspakete). Er kann aus der Projektstrukturierung der Initiierungsphase abgeleitet werden und stellt einen zentralen Schritt in der Projektplanung dar. Der Projektstrukturplan ist die Basis für die weiteren Planungen. Aus dem Projektstrukturplan wird die Work Breakdown Structure (WBS) abgeleitet.

Es ist möglich, Vorlagen für eine Work Breakdown Sructure in Smart Project Manager zu hinterlegen und diese für die Erstellung des projektspezifischen Projektstrukturplans zu nutzen. Diese Vorgehensweise bietet sich immer dann an, wenn es sich um standardisierbare Projektstrukturen handelt (z.B. Software-Entwicklung, Kundenanpassungs-Projekt für einen bestimmten Maschinentyp, Bauprojekt Hochbau etc.). Dabei können beliebig viele Vorlagen für Strukturen und Pläne hinterlegt werden.

Projektstrukturplan in der Planungsphase

Es ist auch möglich, individuelle Projektstrukturpläne (PSP) aus anderen Anwendungen zu importieren. Für den Import von PSP Strukturen bietet Smart Project Manager zwei Möglichkeiten.

Erstens können über die Schnittstelle zu SAP PS die in SAP definierten PSP-Strukturen übernommen werden. Zweitens wird eine Schnittstelle in MS Project Format angeboten, über die PSP/WBS-Strukturen übernommen werden oder ausgegeben werden können. Diese Schnittstelle erlaubt auch den Import von PSP-Strukturen, die mit MindManager erstellt wurden.

Neben den Importschnittstellen bietet Smart Project Manager eine Datenexportfunktion für Projektstrukturpläne im MS-Project Format.

Detaillierte Aufwandsschätzung

Nach Definition des Projektstrukturplans kann die Aufwandsschätzung auf Basis der Arbeitspakete beginnen. Diese wird meist in der Einheit „Personentag“ durchgeführt. Diese Einheit misst die Anzahl Tage, die eine einzelne, fachkundige Person erfahrungsgemäß benötigt, um das jeweilige Arbeitspaket fertigzustellen.

Schätzungen zum Aufwand können den Arbeitspaketen im Projektstrukturplan hinzugefügt werden.

Ermitteln von Skillbedarf und Ressourcenverfügbarkeit

Das Konzept zum Ressourcenmanagement wurde von smenso zusammen mit verschiedenen Kunden entwickelt, um das komplexe Thema „Ressourcenmanagement“ praxisgerecht verfügbar zu machen.

Die Ermittlung des Ressourcenbedarfs stellt den ersten Schritt der Ressourcendisposition für das Projekt dar. Das Ziel ist es, zunächst die Ressourcenverfügbarkeit grundsätzlich zu prüfen, ohne eine weitere Betrachtung der weiteren konkreten Projektaufgaben.

Eine zu detaillierte Planung, z.B. auf Arbeitspaketebene, ist zu diesem Zeitpunkt nicht sinnvoll.

Mit der folgenden Vorgehensweise kommt man ohne Komplexität zum Ergebnis:

  • Schritt 1: Grobe Definition, welche Skills in welcher Anzahl benötigt werden (Nutzung von generischen Ressourcen).
  • Schritt 2: Bestimmung des Anteils der Ressourcen innerhalb eines Zeitraums im Projekt in %-Auslastung.
  • Schritt 3 (optional): Auswahl einer konkreten Ressource mit entsprechendem Skill. Dies ist möglich, z.B. wenn der PL schon benannt ist
  • Schritt 4: Überprüfung der Ressourcenverfügbarkeit im gewählten Projektzeitraum

Hier erhält man eine einfache, aussagekräftige Übersicht, um sicherzustellen, dass die grundsätzliche Ressourcenverfügbarkeit gegeben ist. Sollte sich herausstellen, dass wesentliche Ressourcen im geplanten Zeitraum nicht verfügbar sind, brauchen Sie den Schritt zur Detailplanung gar nicht zu gehen, sondern sollten erst einmal das grundsätzliche Problem klären und alternative Szenarien untersuchen.

Eine verbindliche Reservierung ist mit diesem Schritt noch nicht geschehen. In Smart Project Manager kann die Freigabe von Ressourcen (und damit die Berechtigung auf das Projekt) durch eine andere Rolle (z.B. das PMO) erfolgen, so dass eine weitere Instanz die verbindliche Freigabe einer Ressource steuern kann.

Ressourcenbedarf in der Planungsphase

Die Konkretisierung der Ressourcenplanung erfolgt im nächsten Schritt nach der Erstellung des Ablauf- und Terminplans.

Erstellung eines Ablauf- und Terminplans

Wenn die Verfügbarkeitsprüfung positiv war, macht es Sinn, die Ablauf- und Terminplanung in Angriff zu nehmen.

Der Ablaufplan wird auf der Basis des Meilenstein-Phasenplans aufgebaut. Der Terminplan ist die Konkretisierung des Ablaufplans, d.h. als erstes werden die logischen Abfolgen der Arbeitspakete oder deren Parallelisierung definiert. Die Konkretisierung der Termine erfolgt meistens iterativ in mehreren Durchgängen unter Berücksichtigung von Ablaufplanung, Aufwänden, Ressourcen und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen.

Smart Project Manager errechnet automatisch den "kritischen Pfad": Der kritische Pfad ist in einem Projektplan die Abfolge von Vorgängen und Meilensteinen, die die Mindestprojektdauer bestimmen. Die Vorgänge auf dem kritischen Pfad sind voneinander abhängig und haben keinen zeitlichen Puffer.

Erstellung eines Ablauf- und Terminplans in der Planungsphase

Konkrete Ressourcenplanung

Nach Erstellung des Ablauf- und Terminplans ist die konkrete Ressourcenplanung möglich. Die Laufzeit der einzelnen Arbeitspakete ist vom geschätzten Aufwand und den verfügbaren Kapazitäten abhängig.

Im hier gezeigten Beispiel sind sowohl eine personifizierte Ressource (Joachim Löw), als auch generische Ressourcen (.NET Entwickler, Prozessberater) geplant worden. Der Projektleiter hat sich entschieden, nicht die einzelnen Vorgänge der Spezifikationsphase zu planen (was auch möglich gewesen wäre), sondern die Ressourcen auf der Phase zu planen.

In der Ressourcensicht erhält der Projektleiter nun die Bestätigung, wie weit die Ressourcen ausgelastet sind. Eine Überlastsituation besteht beim „Prozessberater“: Die Ressource ist mit 120% geplant und damit überlastet.

Auslastungsuebersicht im Projektplan

Erstellen eines Kostenplans

In der Initialisierungsphase wurde eine erste Kostenschätzung erstellt. Diese gilt es in der Planungsphase zu verifizieren. Aufgrund der Aufwandsschätzung, der Planung der Nicht-Personen-Ressourcen und der Zeitplanung lassen sich die voraussichtlichen Kosten nun schon genauer bestimmen.

Im Kostenplan vereint Smart Project Manager den Projektstrukturplan und die Kostenstruktur. Dabei verweisen die Projektstrukturplan-Elemente auf Elemente der Kostenstruktur.

Des Weiteren bietet Smart Project Manager folgende Funktionen:

  • Kostenstrukturen unabhängig vom Projektstrukturplan
  • Einheitliche, unternehmensspezifische Kostenstruktur (mandantenspezifisch)
  • Verteilung der Plankosten auf (Geschäfts-) Jahresscheiben
  • Automatische Ermittlung von Personalkosten aus Aufwandsschätzung
  • Datenübernahme aus dem kaufmännischen System für die IST-Kosten

Dem Projektmanager und -Controller werden so in übersichtlicher und verlässlicher Form sehr zeitnah Steuerungsinformationen zur Verfügung gestellt. Da die Planungsgrundlage des Projekts, der Projektstrukturplan, dem Projektleiter alle nötigen Planungsfreiheiten gibt, ohne auf die Kostenstrukturen Rücksicht nehmen zu müssen, wird eine hohe Akzeptanz erreicht. Gleichzeitig werden alle Informationen zum Kostenmanagement im Projekt in verständlicher Form aufbereitet. Eine Schnittstelle zu kaufmännischen Systemen, besonders SAP, ist vorhanden.

Im Screenshot ist beispielhaft eine Kostenstruktur aus Smart Project Manager dargestellt. Die einzelnen Kostenpositionen werden auf Monats- und Jahresscheiben herunter gebrochen. Kostensätze können pro Mitarbeiter individuell eingestellt werden.

Die Kostenanalyse kann einfach über das Projektdashboard abgerufen werden.

Budgetplanung in der Kostenstruktur

Erstellen eines Projektorganisationsplans

Unter dem Begriff „Projektorganisationsplan“ fassen wir alle Themen zusammen, die sich sowohl mit der eigentlichen Projektstruktur als auch mit der Projektumgebung befassen:

Die Projektstruktur besteht in der Regel aus einem Projektorganigramm und einer Zuordnung von Projektrollen für die Beteiligten. Besonders die Rollendefinition ist wichtig, da sie bestimmt, welche Rechte und Funktionen eine Person im Projekt zur Verfügung hat. Weiterhin gilt es, Regeltermine festzulegen und die für das Projekt benötigte Infrastruktur zu definieren und zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören vorrangig Informationssysteme. Eine Stakeholderanalyse liefert zusätzlich wichtige Ansatzpunkte für das Projektmarketing im Unternehmen.

Smart Project Manager bietet hierzu folgende Unterstützung:

  • Darstellung des Projektorganigramms im Dashboard
  • Zentrale Ablage von Dokumenten zur Zusammenarbeit im Projektordner
  • Zentrale Ablage von Dokumenten zum Projektmarketing im Projektordner
  • Strukturierte Erfassung von Stakeholdern inklusive Maßnahmen
  • Planung von Projektaktivitäten im Projektplan (z.B. als Meilensteine)

Gate-Übergang: Planung > Durchführung

In manchen Unternehmen ist der Gate-Durchgang ein formeller Akt. Dazu wird ein Projektantrag gestellt, der alle wichtigen Informationen zum Projekt enthält. Erst wenn dieser Projektantrag durch ein Entscheidungsgremium genehmigt wurde, gilt das Gate als erfolgreich durchschritten und man kann mit der Projektdurchführung beginnen.

Es ist auch im Interesse des Unternehmens, an dieser Stelle eine Eingriffsmöglichkeit zu haben. So ist es möglich, ein bewusstes „Ja“ zum Projekt zu sagen und dem Projektleiter die nötige Rückendeckung zu geben. Oder selbst wenn das Projekt an dieser Stelle abgebrochen werden würde, wäre es besser, als wenn erst während der Durchführung ein Abbruch entschieden wird oder das Projekt gar scheitert.

Smart Project Manager führt die Benutzer durch diesen Prozess. Vor dem Erstellen des Projektantrags wird geprüft, ob alle Planungen vorliegen. In übersichtlicher Form erhält der Projektleiter die Information, was noch fehlt. Der Projektantrag selbst ist ein standardisiertes Dokument. Ein Musterdesign wird mit Smart Project Manager geliefert. Mit dem integrierten Berichtsdesigner kann dieses Design auf Ihren Bedarf angepasst werden oder es kann ein Bericht komplett nach Ihren Vorgaben erstellt werden.

Oft stellt der Gate-Übergang einen Workflow dar, an dem verschiedene Funktionen/Rollen, wie Management, PMO, Projektleiter etc. beteiligt sind, In diesem Fall wird eine Workflowsteuerung hinterlegt, die den ordnungsgemäßen Ablauf des Prozesses sicher stellt. Dokumente, wie der Projektantrag und das Entscheidungsergebnis werden über die Dokumentenablage zum Projekt gespeichert und sind dort gezielt wieder auffindbar

Mit Vorlage einer positiven Entscheidung zum Phasenwechsel, gilt das Gate für passiert und das Projekt wird in den Status „Durchführung“ gesetzt.

 

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