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Phase Planung

360° Planung - einfach und verlässlich

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Die Phase Planung ist eine weitere Konkretisierung des Projektes aus der Initiierungsphase. Alle vorhandenen Daten werden aus der Vorphase übernommen und können weiterverwendet werden.

Projektstruktur / Terminplanung

Der Projektstrukturplan ist eine Gliederung des Projekts in seine Teilaufgaben (Arbeitspakete). Er kann aus der Projektstrukturierung der Initiierungsphase abgeleitet werden und stellt einen zentralen Schritt in der Projektplanung dar. Der Projektstrukturplan ist die Basis für die weiteren Planungen. Aus dem Projektstrukturplan wird die Work Breakdown Structure (WBS) abgeleitet.

Es ist möglich, Vorlagen für eine Work Breakdown Sructure in Smart Project Manager zu hinterlegen und diese für die Erstellung des projektspezifischen Projektstrukturplans zu nutzen. Diese Vorgehensweise bietet sich immer dann an, wenn es sich um standardisierbare Projektstrukturen handelt (z.B. Software-Entwicklung, Kundenanpassungs-Projekt für einen bestimmten Maschinentyp, Bauprojekt Hochbau etc.). Dabei können beliebig viele Vorlagen für Strukturen und Pläne hinterlegt werden.

Projektstrukturplan in der Planungsphase

Es ist auch möglich, individuelle Projektstrukturpläne (PSP) aus anderen Anwendungen zu importieren. Für den Import von PSP Strukturen bietet Smart Project Manager zwei Möglichkeiten.

Erstens können über die Schnittstelle zu SAP PS die in SAP definierten PSP-Strukturen übernommen werden. Zweitens wird eine Schnittstelle in MS Project Format angeboten, über die PSP/WBS-Strukturen übernommen werden oder ausgegeben werden können. Diese Schnittstelle erlaubt auch den Import von PSP-Strukturen, die mit MindManager erstellt wurden.

Neben den Importschnittstellen bietet Smart Project Manager eine Datenexportfunktion für Projektstrukturpläne im MS-Project Format.

Nach Definition des Projektstrukturplans kann die Aufwandsschätzung auf Basis der Arbeitspakete beginnen. Diese wird meist in der Einheit „Personentag“ durchgeführt. Diese Einheit misst die Anzahl Tage, die eine einzelne, fachkundige Person erfahrungsgemäß benötigt, um das jeweilige Arbeitspaket fertigzustellen.

Schätzungen zum Aufwand können den Arbeitspaketen im Projektstrukturplan hinzugefügt werden.

 

Der Ablaufplan wird auf der Basis des Meilenstein-Phasenplans aufgebaut. Der Terminplan ist die Konkretisierung des Ablaufplans, d.h. als erstes werden die logischen Abfolgen der Arbeitspakete oder deren Parallelisierung definiert. Die Konkretisierung der Termine erfolgt meistens iterativ in mehreren Durchgängen unter Berücksichtigung von Ablaufplanung, Aufwänden, Ressourcen und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen.

Smart Project Manager errechnet automatisch den "kritischen Pfad": Der kritische Pfad ist in einem Projektplan die Abfolge von Vorgängen und Meilensteinen, die die Mindestprojektdauer bestimmen. Die Vorgänge auf dem kritischen Pfad sind voneinander abhängig und haben keinen zeitlichen Puffer.

Erstellung eines Ablauf- und Terminplans in der Planungsphase

 

Mitarbeiterplanung / Ressourcenplanung

Das Konzept zum Ressourcenmanagement wurde von smenso zusammen mit verschiedenen Kunden entwickelt, um das komplexe Thema „Ressourcenmanagement“ praxisgerecht verfügbar zu machen.

Eine detaillierte Beschreibung befindet sich hier: Ressourcenmanagement

Budget- / Kostenplanung

In der Initialisierungsphase wurde eine erste Kostenschätzung erstellt. Diese gilt es in der Planungsphase zu verifizieren. Aufgrund der Aufwandsschätzung, der Planung der Nicht-Personen-Ressourcen und der Zeitplanung lassen sich die voraussichtlichen Kosten nun schon genauer bestimmen.

Des Weiteren bietet Smart Project Manager folgende Funktionen:

  • Kostenstrukturen unabhängig vom Projektstrukturplan
  • Einheitliche, unternehmensspezifische Kostenstruktur (mandantenspezifisch)
  • Verteilung der Plankosten auf (Geschäfts-) Jahresscheiben
  • Automatische Ermittlung von Personalkosten aus Aufwandsschätzung
  • Datenübernahme aus dem kaufmännischen System für die IST-Kosten

Dem Projektmanager und -Controller werden so in übersichtlicher Form sehr zeitnah Steuerungsinformationen zur Verfügung gestellt. Der Projektstrukturplan gibt dem Projektleiter alle nötigen Freiheiten in der Planung.  Die Kostenarten werden i.d.R. unternehmensspezifisch und einheitlich erstellt, damit die Zuordnung zu kaufmännischen Systemen (z.B. SAP) gewährleistet wird. Durch die Zuordnung der Kostenarten auf die Projektstruktur kann der Projektleiter die Kosten projektspezifisch zuordnen.

Im Screenshot ist beispielhaft eine Kostenstruktur aus Smart Project Manager dargestellt. Die einzelnen Kostenpositionen können auf Monats- und Jahresscheiben herunter gebrochen werden. Kostensätze können pro Mitarbeiter individuell eingestellt werden.

Die Kostenanalyse kann einfach über das Projektdashboard abgerufen werden.

Budgetplanung in der Kostenstruktur

Risikomanagement

Risikomanagement befasst sich mit der Problematik der Unsicherheit zum Erreichen von Zielen. Es geht darum, sich systematisch und methodisch mit den Projektrisiken auseinanderzusetzen. Ein Projekt ohne Unsicherheit, also Risiko, gibt es nicht.

Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess aus Risikoanalyse, Risikogestaltung und Risikocontrolling. Über die gesamte Projektdauer.

Die Identifizierung von Risiken ist der erste Schritt. Dazu helfen oft Risikokataloge, die auch die Bewertung der Risiken nach Wahrscheinlichkeit und Bedeutung für das Projektergebnis unterstützen.

Global werden in Smart Project Manager Risikotypen, Risikokategorien und eine Beschreibung der Risikokategorie hinterlegt, die für das Einzelprojekt herangezogen werden. Im Einzelprojekt können diese Einstellungen nochmals individuell verändert werden.

Stakeholderanalyse

Es ist wichtig zu wissen, welche Personengruppen welche Interessen an einem Projekt haben. Die Stakeholder-Beschreibung ist dabei ein wichtiges Element, um die verschiedenen Interessen im Projektumfeld richtig zu steuern und zu bedienen. Die Stakeholderanalyse liefert wichtige Ansatzpunkte für das Projektmarketing im Unternehmen.

Dabei werden die verschiedenen Personengruppen betrachtet und auf Grundlage Ihrer Unterstützung des Projektes und deren Macht/Einfluss auf das Projekt bewertet. Als Ergebnis erhält man eine Übersicht, welche Stakeholder dem Projekt positiv gestimmt sind, bei welchen Konflikte auftreten können und welche das Projekt vermutlich ablehnen.

Außerdem gibt das System Hinweise, wie man mit den jeweiligen Stakeholdern kommunikativ im Projekt umgeht.

Projektantrag / Projektfreigabe

In manchen Unternehmen ist der Gate-Durchgang ein formeller Akt. Dazu wird ein Projektantrag gestellt, der alle wichtigen Informationen zum Projekt enthält. Erst wenn dieser Projektantrag durch ein Entscheidungsgremium genehmigt wurde, gilt das Gate als erfolgreich durchschritten und man kann mit der Projektdurchführung beginnen.

Es ist auch im Interesse des Unternehmens, an dieser Stelle eine Eingriffsmöglichkeit zu haben. So ist es möglich, ein bewusstes „Ja“ zum Projekt zu sagen und dem Projektleiter die nötige Rückendeckung zu geben. Oder selbst wenn das Projekt an dieser Stelle abgebrochen werden würde, wäre es besser, als wenn erst während der Durchführung ein Abbruch entschieden wird oder das Projekt gar scheitert.

Smart Project Manager führt die Benutzer durch diesen Prozess. Vor dem Erstellen des Projektantrags wird geprüft, ob alle Planungen vorliegen. In übersichtlicher Form erhält der Projektleiter die Information, was noch fehlt. Der Projektantrag selbst ist ein standardisiertes Dokument. Ein Musterdesign wird mit Smart Project Manager geliefert. Mit dem integrierten Berichtsdesigner kann dieses Design individuell angepasst werden oder es kann ein Bericht komplett neu erstellt werden.

Oft stellt der Gate-Übergang einen Workflow dar, an dem verschiedene Funktionen/Rollen, wie Management, PMO, Projektleiter etc. beteiligt sind, In diesem Fall wird eine Workflowsteuerung hinterlegt, die den ordnungsgemäßen Ablauf des Prozesses sicher stellt. Dokumente, wie der Projektantrag und das Entscheidungsergebnis werden über die Dokumentenablage zum Projekt gespeichert und sind dort gezielt wieder auffindbar.

Mit Vorlage einer positiven Entscheidung zum Phasenwechsel, gilt das Gate für passiert und das Projekt wird in den Status „Durchführung“ gesetzt.

 

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