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Projekt Portfolio Management

...das Portfolio bewerten, simulieren und steuern

Projekt Portfolio Management in Unternehmen

In projektorientierten Unternehmen werden die Projekte in allen Unternehmensbereichen in die strategischen Entscheidungsprozesse einbezogen. Es geht um einen ganzheitlichen Blick auf das Projektportfolio des Unternehmens. Jedes Unternehmen hat ein Kerngeschäft (Verkauf von Waren im Handel, Produktion von Maschinen und Vertrieb dieser im Maschinenbau etc.). Dabei ist die Optimierung des Kerngeschäfts, die Prüfung neuer Produktideen und Leistungen eine kontinuierliche Aufgabe, die zu Projektarbeit führt und in der Regel ein ganzes Set an Projekten und Programmen hervorbringt. Dies ist das Projektportfolio eines Unternehmens.

 

Projekt Portfolio Management im Projektlebenszyklus

Betrachten wir den Project Life Cycle, so beginnt ein Projekt in der frühen Phase der Idee.

Das bedeutet, die Weichenstellung für die „richtigen“ Projekte geschieht ganz am Anfang des Prozesses. Hier spielt die Frage nach der Effektivität „Machen wir die richtigen Projekte?“ bzw. "Welche Projekte passen am besten zu den Unternehmenszielen?" die zentrale Rolle. In den Prozessen des Multi- und Einzelprojektmanagement geht es später um die Frage nach der Effizienz „Machen wir die Projekte richtig?“.

Unabhängig von der Gestaltung des Entscheidungsprozesses - angefangen von der spontanen Entscheidung im Management „aus dem Bauch heraus“ bis hin zu oft langwierigen Entscheidungsprozessen z.B. bei öffentlichen Bauvorhaben - ist das wesentliche Ziel des Portfoliomanagements, die „richtigen“ Projekte zu finden. Es geht um die optimale Mischung der Projekte, die unter definierten Bedingungen wie Kundenbedarf, strategischen Zielen des Unternehmens, verfügbarem Investitionsvolumen und verfügbaren Ressourcen etc. den größten Wertbeitrag für das Unternehmen leistet. Dies ist die Projekt Portfolio Planung.

Portfoliomanagement ist deutlich mehr als eine einmal im Jahr stattfindende Jahres- und Budgetplanung. Portfoliomanagement sollte kontinuierlich stattfinden als permanente Planung, Kontrolle und übergreifende Steuerung der Projekte. Es sollte in der Lage sein, schnell auf neue Situationen reagieren zu können und Entscheidungsunterstützung für das Management zu liefern.

Projekt Portfolio Management ist damit ein zentrales Instrument der Unternehmensführung. Im Wesentlichen geht es um folgende Kernfragen:

  • Welche Projekte und Vorhaben setzen unsere Strategie bestmöglich um?
  • Welchen Zustand zeigt das aktuelle Projektportfolio gemessen an den definierten Unternehmens- und Projektzielen?
  • Wo besteht Optimierungspotenzial?
  • Sind die Ressourcen optimal eingesetzt und nicht überlastet?
  • Wie werden Erfahrungen aus gelaufenen Projekten für die Verbesserung der künftigen Projekte genutzt?
  • Wo besteht dringender Handlungsbedarf auf Programm- oder Projektebene?
  • Wo können Risiken und Risikoanhäufungen gefährlich werden?
  • Welche finanziellen Belastungen und Investitionen sind für die nächsten Budgetperioden einzuplanen und sind sie realistisch?

 

Portfolio - Projekte bewerten

Für die Bewertung von Projekten und Vorhaben im Projektportfolio sind die Schlüsseldimensionen in der Regel:

  • die monetäre Bewertung des Projekts,
  • die strategische Bedeutung und
  • die Wahrscheinlichkeit, das Projekt erfolgreich durchzuführen

Für die monetäre Bewertung eines Projekts gibt es verschiedene Verfahren, wie die Nutzwertanalyse oder einfach gehaltene Kosten-/Nutzen-Berechnung. Die strategische Bedeutung eines Projektes setzt sich meistens aus verschiedenen Kategorien zusammen, wie z.B. Beitrag zu den strategischen Unternehmenszielen, Dringlichkeit, Prozessverbesserung, Risikofaktoren etc. Die strategische Bedeutung wird anhand von qualitativen Kriterien ermittelt. Auch die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs wird anhand von qualitativen Kriterien ermittelt. Jedes Projekt wird nach einem frei definierbaren Kriterienkatalog bewertet. Die Antworten führen zu einem Bewertungsfaktor in der jeweiligen Kategorie, die dann zu einem Gesamtfaktor aggregiert werden.

 

Portfolio - Projekte zusammenstellen

Die so bewerteten Schlüsseldimensionen werden gewichtet und normiert. Schon durch Vergleich zwischen Maximalwert und ermitteltem Wert lässt sich die Gewichtung des Projekts erkennen. Viel wirkungsvoller ist jedoch die Darstellung in einem Spinnendiagramm.

Durch die Überlagerung der Ergebnisse verschiedener Projekte ist auf den ersten Blick zu erkennen, welche Projekte den vorgegebenen Zielen des Unternehmens besser geeignet sind als andere.

So kann man sehr einfach und in einer sehr frühen Phase des Vorhabens fundierte Entscheidungsunterstützung bei der Wahl des Projektportfolios erhalten.


Im Portfoliomanagement ist eine der am häufigsten verwendeten Darstellung das Bubble Chart. Dies eignet sich am besten um herauszufinden welche Projekte gestartet werden sollten, oder nicht.

Auf der X-Achse befindet sich die Dimension Dringlichkeit und auf der Y-Achse die Dimension Strategiebeitrag/Wichtigkeit. Je weiter ein Projekt oben rechts angesiedelt ist, umso „besser“ und wichtiger ist es. Die Bubble Größe stellt dabei gleichzeitig die Kosten dar.

Über einen Kosten "Schieberegler" können die Projekte eingeschränkt werden die in den entsprechenden Bereich fallen.

 

Eine Darstellung im Bubble Chart kommt mit steigender Zahl der Projekte irgendwann an ihre Grenze, z.B. wenn es um die Jahresplanung geht. In diesem Fall ist die Portfoliodarstellung als Tabelle hilfreich.

Zur besseren Darstellung von Projekten in verschiedenen Ländern kann die Verteilung der Kosten, aber auch andere Projektkenngrößen in einer Karte dargestellt werden.

Durch beliebiges Filtern lassen sich die Projekte und Portfolios weiter eingrenzen.

Portfolio - Ressourcen Verfügbarkeit / Auslastung

Ein wesentlicher Punkt bei der Gestaltung des Projektportfolios ist die Sicherstellung der Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen. Natürlich ist eine feste Buchung von Ressourcen für Projekte in den frühen Phasen nicht sinnvoll und gewünscht. Wichtig ist aber trotzdem zu prüfen, ob wichtige Projektressourcen im projizierten Projektzeitraum zur Verfügung stehen würden.

 

 

 

Portfolio - Simulation

Beim Portfoliomanagement ist es aber nicht nur wichtig welche Projekte die "richtigen" Projekte sind, sondern auch zu wissen, was passiert wenn sich wichtige Projekte verschieben bzw. verlängern und mehr Ressourcen und mehr Budget gebraucht wird.
Zu diesem Zweck können Simulationen des Portfolios erstellt werden. Dazu werden die entsprechenden Projekte mit allen Informationen kopiert und ins Portfolio "geladen". So können die Auswirkungen von neuen bzw. geänderten Projektsituationen dargestellt, analysiert und verglichen werden.

 

 

Portfolio - Strukturierung

Ein wesentlicher Punkt ist die Darstellung der Portfolios. Daraus lassen sich bereits die ersten Schlüsse ziehen. Alle Portfolioauswertungen lassen sich nicht nur auf Basis von gefilterten Projektinformationen auswerten wie z.B. alle Projekte von Projektleiter XY oder alle Projekte einer bestimmten Abteilung, sondern die Portfoliostruktur lässt sich selbst komplett dynamisch umstrukturieren.
Im Folgenden ein paar Beispiele:

  • Portfolio nach Projektphase
  • Portfolio nach Portfolioname
  • Portfolio nach Projektkategorie
  • ...beliebig viele weitere Strukturierungen sind möglich

Korrespondierend mit der Auswahl in der Portfolioliste werden automatisch die wichtigsten Kennzahlen der Projekte und aggregierte Werte z.B. Kosten (Plan - Ist – Prognose) angezeigt. Es stehen verschiedene Auswertungen in Form von Grafiken und Tabellen standardmäßig zur Verfügung. Diese sind alle kundenspezifisch konfigurierbar und passen sich so optimal an Ihren Bedarf im Project Portfolio Controlling an. Graphiken und Tabellen lassen sich in verschiedenen Formaten exportieren.

 

 

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