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Ressourcenmanagement

...von der Grob- zur Feinplanung

Die Herausforderung

Das Ressourcenmanagement ist aus vielerlei Gründen die Königsdisziplin im Projektmanagement. Verschiedene Faktoren sorgen für eine hohe Dynamik im "daily business":

  • Änderungen von Verfügbarkeiten (z.B. Urlaub, Krankheit)
  • Planänderungen in den Projekten
  • Skillgerechter Einsatz von Ressourcen
  • Verfügbarkeit von Mitarbeitern für Projektarbeit
  • Viele am Prozess Beteiligte

 

In der Praxis hat sich gezeigt, dass der Detaillierungsgrad der Planung dabei von entscheidender Bedeutung ist. Häufig werden die Ressourcen direkt auf Aktivitätenebene im Terminplan geplant. Ist der Terminplan jedoch sehr granular aufgebaut (was für die Terminplanung i.d.R. normal ist) wird die Aussage über die Ressourcenkapazität bzw. -auslastung schnell unübersichtlich. Werden die Ressourcen nun noch in mehreren Projekten geplant, steigt die Komplexität stetig weiter.

Aus diesem Grund haben wir den Prozessschritt der Grobplanung eingeführt und mit weiteren sinnvollen Funktionalitäten erweitert. Dabei werden die Ressourcen zwar nicht auf die letzte Aktivität geplant, dies ist oft aber ausreichend (vor allem in der Einführung eines Ressourcenmanagements). Nachfolgend ist dann natürlich auch die Ressourcenplanung auf Aktivitätenebene möglich, welche dann über die Rückmeldung zu einem mächtigen Werkzeug im Fortschrittscontrolling wird.

Die Prozessschritte im Überblick

  • Global: Ressourcen / Kapazitäten global verwalten
    Ziel: Ressourcenstammdaten im System vorhanden
  • Grobplanung: Verfügbarkeitsplanung
    Ziel: Zusammenstellung des Teams und die Ressourcenverfügbarkeit grundsätzlich prüfen und planen, ohne eine weitere Betrachtung der konkreten Projektaufgaben
  • Feinplanung: Aktivitäten basierend
    Ziel: Ressourcenplanung und Auslastung auf Basis von konkreten Arbeitspaketen
  • Rückmeldung: Fortschritt rückmelden
    Ziel: Fortschritt der geleisteten Arbeit messbar machen

Die Prozessschritte im Detail

Global

Ressourcen / Kapazitäten global verwalten

Im Globalen Projekt werden sämtliche Einstellungen getätigt, die für alle Projekte relevant sind. Dies gilt auch für die Ressourcenstammdaten. Diese sind:

  • Organisation
  • Standorte
  • Organisationseinheiten
  • Stellen / Skills
  • Mitarbeiter
  • Arbeitszeit
  • Ressourcenkosten
  • Maschinen
  • Material
  • Externe Ressourcen

Schnittstellen

Diese Daten können entweder manuell gepflegt werden, oder werden über eine Schnittstelle automatisiert übertragen. Eine Schnittstelle eignet sich besonders gut, wenn viele Ressourcen im System aktuelle gehalten werden. Da es in den meisten Unternehmen bereits System gibt, in denen Ressourcenstammdaten gepflegt und aktuell gehalten werden, ist die Einbindung solcher Systeme sehr sinnvoll. Somit entfällt die aufwändige manuelle Pflege von Abwesenheiten, Krankheit, Elternzeit, Teilzeit etc. und der Datenbestand ist somit für die Ressourcenplanung immer automatisch auf dem aktuellen Stand.

Die Systeme, die am häufigsten angebunden werden sind SAP HR und das Active Directory. Durch die offene Architektur ist es aber auch möglich annähernd jedes andere System anzubinden.

Grobplanung

Grobplanung Mitarbeiter (Verfügbarkeit)

Die Grobplanung ist eine vereinfachte Ressourcenplanung und regelt mehrere Themen im System. Unter anderem wird den einzelnen Personen im Projektteam eine Projektrolle zugewiesen, welche dann im weiteren Verlauf die Berechtigung automatisiert steuert. So regelt sich die Berechtigung im System weitestgehend automatisch.

Durch die folgenden simplen Schritte erhält man bereits eine erstaunlich gute Ressourcengrobplanung, welche einfach zu bedienen ist, wenig Zeit in Anspruch nimmt und doch sehr aussagekräftig ist:

  • Mitarbeiter zuweisen
  • Zeitraum festlegen
  • Beteiligung definieren
  • Projektrolle zuweisen
  • Zeitpunkt Projektzugriff definieren
  • Zuordnung Teilprojekt (optional)
  • Führungskraft benachrichtigen (optional)

 

 

Grobplanung Skills / Stellen

Optional ist es auch möglich über Skills / Stellen, welche Global den Ressourcen zugeordnet sind, zu planen:

Feinplanung

Feinplanung: Auf Aktivitäten basierend

Nachdem über die Grobplanung dem Projekt die Ressourcen zugeordnet wurden, stehen diese nun innerhalb des Projektes zur Verfügung. Im weiteren Verlauf der Planung ist es nun möglich diesen Ressourcen konkreten Arbeitspaketen im Terminplan zuzuweisen und somit die Planung sukzessive zu verfeinern. Diese Detaillierung ist in Smart Project Manager für die weitere Durchführung des Projektes nur dann technisch erforderlich, wenn man den Fortschritt des Projektes über die Verteilung der Aufgaben und Arbeitspakete über die Rückmeldung der einzelnen Ressourcen automatisiert controllen und steuern möchte (siehe Rückmeldung / Feedback User).

 

 

Ressourcen auf Arbeitspakete planen

  • Terminplan erstellen oder aus Vorlage erzeugen
  • Geplante Ressourcen aus Grobplanung / Team auf Arbeitspakete zuweisen

Ressourcenauslastung auf Arbeitspaketebene

 

  • Konflikte können auf Arbeitspaketebene direkt erkannt und aufgelöst werden

Abgleich Grobplanung vs. Feinplanung

  • Anzeige, wie die Ressourcen wirklich in der Feinplanung auf Aktivitätenebene geplant sind
  • Abgleich zwischen Grob- und Feinplanung möglich

Rückmeldung: Fortschritt rückmelden

Rückmeldung

Nachdem die Ressourcen in der Feinplanung auf die einzelnen Arbeitspakete zugeordnet wurden können diese nun in der Durchführungsphase auf ihre eigenen Vorgänge rückmelden. Dadurch erhält der Projektleiter automatisch Feedback seiner Projektbeteiligten zu den einzelnen Arbeitsvorgängen und kann so das Projekt besser controllen und steuern. Jeder einzelne Beteiligte trägt somit zum Projekterfolg bei und unterstützt den Projektleiter zielgerichtet.

  • Rückmeldung auf eigene Arbeitspakete erfassen per drag & drop (Zeiten, Texte etc.)
  • Nur eigener Arbeitsvorrat buchbar
  • Abwesenheiten erfassen
  • Speichern und Senden (Freigabemöglichkeit)
  • Restaufwandschätzung

Restaufwand

Wie in einem typischen Projektverlauf üblich verlängern sich Arbeitspakete, da die Bearbeitung länger dauert als geplant. Dieser Zustand ist in fast allen Projekten normal und erst mal nichts beunruhigendes. Hält sich dies in Grenzen ist dagegen auch nichts einzuwenden. Diese Zeit wird i.d.R. innerhalb des Projektzeitraumes wieder eingeholt, so dass dies keine Auswirkungen auf den Projektterminplan und somit auf das Projektziel hat.

Häufigen sich aber diese Mehraufwände kann dies mission-critical sein. Erst recht, wenn dies vom Projektleiter nicht erkannt wird bzw. dies nicht bis zum Projektleiter kommuniziert wird. Aus diesem Grund besteht in Smart Project Manager die Möglichkeit, jede Woche durch die Projektbeteiligten eine Restaufwandschätzung ihrer Arbeitspakete zu erfassen. Dabei sind die einzelnen Arbeitspakete der jeweiligen Projekte enthalten mit dem jeweiligen Planaufwand, den bereits zurückgemeldeten Ist-Aufwänden und dem rechnerisch ermitteltem Restaufwand. Sollte der Projektmitarbeiter mit dem ermittelten Restaufwand für ein Arbeitspaket nicht auskommen, kann er über die Restaufwandschätzung seine Schätzung eintragen und diese dem PL senden.

 

 

Fortschreibung des Terminplans

Über die Rückmeldung der Projektbeteiligten schreibt sich der Projektterminplan automatisiert fort (Plan - Ist), so dass sich der Progress der einzelnen Arbeitspakete daraus automatisiert errechnet. Wie bereits erläutert kann es durch Mehraufwände in der Bearbeitung dazu kommen, dass der Aufwand für einen Vorgang länger dauert als geplant. In Smart Project Manager wird der Fertigstellungsgrad aus "Plan / Ist"  sowie aus "Plan / Ist + Schätzung" nebeneinander dargestellt, so dass der Projektleiter auf einen Blick sieht, wo sich ggf. Verlängerungen in einzelnen Vorgängen ergeben. Dadurch kann der PL ggf. rechtzeitig die Termine im Terminplan umplanen um den Projekterfolg weiterhin zu sichern.

Den errechneten Fertigstellungsgrad kann der PL dann auch manuell überschreiben und so seine eigene Einschätzung zum Progress des Projektes geben. Somit hat der PL die volle Kontrolle über die Bearbeitung und den Status der Aufgaben seines Projektes.

  • Rückmeldungen ergeben Fortschritt des Terminplans
  • Restaufwand ergibt rechnerischen Fortschritt laut Schätzung Mitarbeiter
  • Erledigungsgrad kann durch PL überschrieben werden
  • Statusberichte werden so annähernd automatisiert erstellt

 

Weitere Funktionen

  • Projektbeteiligtenliste wird automatisiert erstellt
  • Externe Beteiligte - Im Terminplan kann die Aktivität auch auf die Firma oder eine konkrete Person des externen Beteiligten zugewiesen werden
  • Material / Maschinen - Im Terminplan kann die Aktivität auch auf Materialien- und Maschinenressourcen zugewiesen werden
  • Alle Ansichten auch auf Multiprojektebene verfügbar

 

ProjektphasenDetailtiefe der PlanungRessourcenmanagement
Projektideekeine-
InitiierungGrobplanungPlanung generischer oder konkreter Ressourcen
Grober Einsatzplan
Prüfung der grundsätzlichen Verfügbarkeit
PlanungFeinplanungPlanung konkreter oder generischer Ressourcen
Verfeinerter Einsatzplan auf Arbeitspaketen
Prüfung der Verfügbarkeit
Zentrale Ressourcendisposition ohne Freigabe
Durchführung / Betriebsübergabe / AbschlussGrobplanung (Changemanagement)
Feinplanung
Rückmeldung
Planung konkreter Ressourcen
Verfeinerter Einsatzplan auch unterhalb von Arbeitspaketen
Prüfung der Verfügbarkeit
Zentrale Ressourcendisposition mit Freigabe

 

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