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Ressourcenmanagement

Mitarbeiter nach ihren Stärken einsetzen und auslasten

Die Ressourcendisposition ist ein sehr komplexes Thema. Verschiedene Faktoren sorgen für eine hohe Dynamik in den Prozessen:

  • Änderungen von Verfügbarkeiten (z.B. Urlaub, Krankheit)
  • Planänderungen in den Projekten
  • Skillgerechter Einsatz von Ressourcen
  • Verfügbarkeit von Mitarbeitern für Projektarbeit
  • Viele am Prozess Beteiligte

Von daher ist Ressourcen Management primär ein Prozessthema. Allerdings scheitern gute Vorsätze oft an der Praxistauglichkeit der Software. Es zeigt sich immer wieder, diese ist entweder zu einfach oder zu komplex.

Smart Project Manager bietet in der neuen Version nun ein Ressourcen Management, das sehr praxisorientiert gestaltet ist. Der Detailierungsgrad orientiert sich an den Projektphasen. Dadurch ist gewährleistet, dass der administrative Aufwand sehr gering bleibt. Die Flexibilität die Planungstiefe an die Projektspezifika anzupassen bleibt trotzdem erhalten, d.h. ein Projekt, dass schon in der Initiierung eine Feinplanung verlangt, kann auch in dieser Phase schon so tief geplant werden. Die Ressourcenplanung kann der Detailplanung folgen, muss es aber nicht.

ProjektphasenDetailtiefe der PlanungRessourcenmanagement
Projektideekeine-
InitiierungMeilenstein-PhasenplanPlanung generischer oder konkreter Ressourcen
Grober Einsatzplan
Prüfung der grundsätzlichen Verfügbarkeit
PlanungFeinplanungPlanung konkreter oder generischer Ressourcen
Verfeinerter Einsatzplan auf Arbeitspaketen
Prüfung der Verfügbarkeit
Zentrale Ressourcendisposition ohne Freigabe
Durchführung / Betriebsübergabe / AbschlussDetailplanungPlanung konkreter Ressourcen
Verfeinerter Einsatzplan auch unterhalb von Arbeitspaketen
Prüfung der Verfügbarkeit
Zentrale Ressourcendisposition mit Freigabe

Prozesse im Ressourcenmanagement

Beispiel einer Verfügbarkeitsprüfung

Sie sehen auf einen Blick, wie groß die Wahrscheinlichkeit der jeweiligen Ressourcenverfügbarkeit ist. In diesem Vorgang werden alle geplanten und laufenden Projekte berücksichtigt.

Im Beispiel ist mit der aktuellen Planung im Projektzeitraum eine Überlast bei der Ressource „Löw“ zu erkennen. Die braune Linie zeigt die verfügbare Gesamtkapazität an. Die grünen Balken zeigen die in anderen Projekten fest geplante Kapazität an. Die roten Balken zeigen die Planung im aktuellen Projekt. Die Ressource „Löw“ wäre aktuell bis Juni 2017 im Projekt nicht einsetzbar.

Ressourcenmanagement - Übersicht mehrere Ressourcen

Verantwortlichkeiten im Ressourcenmanagements

An den Prozessen im Ressourcenmanagement sind verschiedene Rollen/Funktionen mit verschiedenen Aufgaben beteiligt:

Rolle/FunktionAufgaben im Ressourcenmanagement
ProjektleiterBedarfsermittlung
Grobplanung
Feinplanung
Einsatzsteuerung
Projektmanagement Office (PMO) - soweit vorhandenKoordination der Bedarfsmeldungen
Steuerung der Ressourcendisposition
Verfolgung des Freigabeprozesses
Unterstützung der Auslastungssteuerung
Linienvorgesetzter des MitarbeitersAktualität der Skillkategorisierung seiner Mitarbeiter
Freigabe der angefragten Ressourcen
Auslastungssteuerung seiner Mitarbeiter
MitarbeiterÜberprüfung seiner Einsatzplanung
Aktualisierung seiner Verfügbarkeit
Zeitenrückmeldung
Restaufwands- und Restzeitschätzung

Ressourcenmanagement in der Initiierungsphase

Die Ermittlung des Ressourcenbedarfs stellt den ersten Schritt der Ressourcendisposition für das Projekt dar. Das Ziel ist es, zunächst die Ressourcenverfügbarkeit grundsätzlich zu prüfen, ohne eine weitere Betrachtung der weiteren konkreten Projektaufgaben.

Smart Project Manager bietet bereits in dieser Phase die Möglichkeit, auch mit einer groben Bedarfsdefinition verlässliche Aussagen zur Ressourcenverfügbarkeit zu bekommen. Sie können mit sogenannten „generischen Ressourcen“ planen, also Ressourcen, denen noch keine konkrete Person oder Material zugeordnet ist. Nach Definition der benötigten Anzahl und Eigenschaften (Skills) der Ressourcen erhalten Sie eine Auslastungsgrafik mit Überlastindikation.

  • Schritt 1: Grobe Definition, welche Skills in welcher Anzahl benötigt werden (Nutzung von generischen Ressourcen).
  • Schritt 2: Bestimmung des Anteils der Ressourcen innerhalb eines Zeitraums im Projekt in %-Auslastung.
  • Schritt 3 (optional): Auswahl einer konkreten Ressource mit entsprechendem Skill. Dies ist möglich, z.B. wenn der PL schon benannt ist
  • Schritt 4: Überprüfung der Ressourcenverfügbarkeit im Projektzeitraum

prozesse_planung_03

Sollte sich z. B. herausstellen, dass wesentliche Ressourcen im geplanten Zeitraum nicht verfügbar sind, brauchen Sie den Schritt zur Detailplanung gar nicht zu gehen, sondern sollten erst einmal das grundsätzliche Problem klären und alternative Szenarien untersuchen.

Eine verbindliche Reservierung ist mit diesem Schritt noch nicht geschehen. In Smart Project Manager kann die Freigabe von Ressourcen (und damit die Berechtigung auf das Projekt) durch eine andere Rolle (z.B. das PMO) erfolgen, so dass eine weitere Instanz die verbindliche Freigabe einer Ressource steuern kann.

Ressourcenmanagement in der Planungsphase

Nach Erstellung des Ablauf- und Terminplans ist die konkrete Ressourcenplanung möglich. Die Laufzeit der einzelnen Arbeitspakete ist vom geschätzten Aufwand und den verfügbaren Kapazitäten abhängig. Die Planung der Ressourcen erfolgt auf die Arbeitspakete und/oder deren Vorgänge.

Projektplan mit Ressourcenzuordnung auf Arbeitspaketen

Eine Eingabe ist in einer Tabelle „Arbeitspakete“ oder im Gantt Chart möglich. Die Ressourcenkapazität ergibt sich aus der Bedarfsplanung und wird auf die WBS-Elemente verteilt.

reesourcen

Überlast- oder Konfliktsituationen werden mit einem Klick direkt in der Ressourcensicht des Planers sichtbar.

Auslastungsuebersicht im Projektplan

Die Farbe der Balken indiziert den Auslastungsgrad der Ressourcen: grün = Kapazität frei, blau = 100% geplant, rot/magenta = überlastet/Konflikt.

ressourcensicht-im-gantt-diagramm-mit-auslastungsindikation-und-arbeitspaketen

Durch einfaches Aufklappen der Zeile sieht man sofort, aus welchen Arbeitspaketen die Konflikte herrühren, und kann diese direkt z.B. durch Verschiebung des Arbeitspakets entzerren.

Ressourcenfreigabe

Die Ressourcenfreigabe erfolgt spätestens nach der Genehmigung der Planung und dem Gate-Übergang zur Durchführungsphase. Je nach Gestaltung Ihrer Projektprozesse kann dies auch schon früher erfolgen.

Der Freigabeprozess wird durch einen Workflow unterstützt. Smart Project Manager steuert die Freigabeberechtigung über das Rollen- und Berechtigungssystem. Dies wird individuell konfiguriert, so dass in Smart Project Manager flexibel konfigurierbar ist, wer welche Berechtigung in diesem Prozess hat. So ist es auch durchaus möglich diesen Prozess ohne PMO zu nutzen.

Mit der Freigabe erhält der Projektleiter die freigegebenen Ressourcen mit ihren Kapazitäten verbindlich zur Disposition in seinem Projekt.

 

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