X

Rückmeldungen

Fortschritt automatisieren

 

 

 

Plan erstellen

 

Nachdem über die Grobplanung dem Projekt die Ressourcen zugeordnet wurden, stehen diese nun innerhalb des Projektes zur Verfügung. Im weiteren Verlauf der Planung ist es nun möglich diesen Ressourcen konkreten Arbeitspaketen im Terminplan zuzuweisen und somit die Planung sukzessive zu verfeinern. Natürlich kann der Terminplan auch aus einer Vorlage erstellt oder von einem MS Project Terminplan importiert werden.

Diese Detaillierung ist in Smart Project Manager technisch erforderlich, wenn man den Fortschritt des Projektes über die Rückmeldung der einzelnen Arbeitspakete automatisiert controllen und steuern möchte.

Eingabe

  • Planung erstellen (manuell, aus Vorlage bzw. MS Project Import)
  • Ressourcen zuweisen

Ergebnis

  • Terminplan erstellt
  • Ressourcen erhalten automatisch ihre Aufgaben

 

 

 

Rückmeldung des Teams

Eingabe

  • Rückmeldung der Aufwände
  • Restaufwand schätzen

Ergebnis

  • Teammitglieder wissen genau was bis wann gemacht werden muss, ohne Terminpläne zu verstehen
  • Team wird auf Fortschritt und Restaufwand sensibilisiert

Wie in einem typischen Projektverlauf üblich verlängern sich Arbeitspakete, da die Bearbeitung länger dauert als geplant. Dieser Zustand ist in fast allen Projekten normal und erst mal nichts beunruhigendes. Hält sich dies in Grenzen ist dagegen auch nichts einzuwenden. Diese Zeit wird i.d.R. innerhalb des Projektzeitraumes wieder eingeholt, so dass dies keine Auswirkungen auf den Projektterminplan und somit auf das Projektziel hat.

Häufigen sich aber diese Mehraufwände kann dies mission-critical sein. Erst recht, wenn dies vom Projektleiter nicht erkannt wird bzw. dies nicht bis zum Projektleiter kommuniziert wird. Aus diesem Grund besteht in Smart Project Manager die Möglichkeit, durch die Projektbeteiligten eine Restaufwandschätzung ihrer Arbeitspakete melden zu lassen. Dabei sind die einzelnen Arbeitspakete der jeweiligen Projekte enthalten mit dem jeweiligen Planaufwand, den bereits zurückgemeldeten Ist-Aufwänden und dem rechnerisch ermitteltem Restaufwand. Sollte der Projektmitarbeiter mit dem ermittelten Restaufwand für ein Arbeitspaket nicht auskommen, kann er über die Restaufwandschätzung seine Schätzung eintragen und diese dem PL senden.

 

 

Automatisierter Fortschritt

 

Über die Rückmeldung der Projektbeteiligten schreibt sich der Projektterminplan automatisiert fort (Plan - Ist), so dass sich der Progress der einzelnen Arbeitspakete daraus automatisiert errechnet. Wie bereits erläutert, kann es durch Mehraufwände in der Bearbeitung dazu kommen, dass der Aufwand für einen Vorgang länger dauert als geplant. In Smart Project Manager wird der Fertigstellungsgrad aus "Plan / Ist"  sowie aus "Plan / Ist + Schätzung" nebeneinander dargestellt, so dass der Projektleiter auf einen Blick sieht, wo sich ggf. Verlängerungen in einzelnen Vorgängen ergeben. Dadurch kann der PL ggf. rechtzeitig die Termine im Terminplan umplanen um den Projekterfolg weiterhin zu sichern.

Den errechneten Fertigstellungsgrad kann der PL dann auch manuell überschreiben und so seine eigene Einschätzung zum Progress des Projektes geben. Somit hat der PL die volle Kontrolle über die Bearbeitung und den Status der Aufgaben seines Projektes.

 


Eingabe

  • Keine Eingabe erforderlich (automatisch)

Ergebnis

  • Terminplan schreibt sich selbstständig fort (PL kann eingreifen und manuell ändern bei Bedarf)
  • Durch Restaufwände der Teammitglieder erhöht sich die Genauigkeit der Terminaussagen

 

 

 

Automatisiertes Reporting

 

Eingabe

  • Statusbericht erstellen

Ergebnis

  • Informationen aus Terminplan werden automatisch berichtet
  • MTA automatisch vorhanden
  • Fortschritts- und Statusmeldung automatisiert und ohne Aufwand erstellt

Über das Modul des Statusberichts, welcher sich u.a. die aktuellen Informationen direkt aus der Terminplanung zieht, werden alle benötigten Informationen gesammelt und in Form eines Berichtes ausgegeben. Somit entfällt die langwierige Erstellung von "Hochglanzberichten", da diese automatisiert aus dem Projekt erzeugt werden können. Dabei kann der PL selbst wählen, wann er den Statusbericht freigibt. So kann er den Bericht auch über mehrere Tage hinweg "offen" lassen um ggf. den Terminplan nochmals anzupassen oder auch den aktuellen Bericht in Textform zu verfassen.

Auf Basis der Statusberichtsinformationen wird auch eine Meilenstein-Trend-Analyse (MTA) erstellt. Ein wichtiges Instrument um anhand der zeitlichen Entwicklung wichtiger Meilensteine den Fortschritt und die Qualität der Planung zu messen.

 

KONTAKT

Logo SMENSO GmbH

smenso | Smart Enterprise Solutions GmbH

Stuttgarter Straße 13a
75179 Pforzheim | Deutschland

Telefon: +49 7231 778575-0
Fax: +49 7231 77857-99

E-Mail: info@smenso.de