Ein wichtiger Punkt bei der Gestaltung einheitlicher Projektprozesse im Unternehmen ist die Definition eines geltenden Project Life Cycle.

Der oben dargestellte Projekt Life Cycle ist der Standardprozess in Smart Project Manager. Über Konfiguration des Systems kann dieser individuell angepasst werden.

Funktional werden die Phasen des Project Life Cycle im Smart Project Manager durch ein Gate-Modell unterstützt. Beim Übergang von einer Phase zur nächsten durchläuft der Prozess ein Quality Gate. Der Inhalt eines Quality Gates besteht im einfachsten Fall im Umsetzen des Projektstatus. Standardmäßig ist auch das Abarbeiten einer Checkliste vorgesehen. Sollte der Gate-Übergang mit einem Entscheidungsprozess verbunden sein, kann dieser als Workflow abgebildet werden.